Viết thông cáo báo chí? Dễ như ăn kẹo bằng các mẹo sau đây

Thông cáo báo chí đã từng rất thịnh cách đây khoảng hơn 10 năm, vì báo chí tại thời điểm đó vẫn có quyền lực rất lớn (hãy đọc thêm về quyền lực thứ tư nhé).

Thời đại công nghệ 4.0 đã tạo ra cuộc cách mạng trong ngành PR, hàng loạt các mạng xã hội ra đời, ai ai cũng có thể trở thành nhà báo và người đưa tin. Các tiếp cận thông tin của thế hệ Z đã rất khác. Tuy nhiên, báo chí vẫn có một vai trò “chính thống” nhất định và quyền lực ở mức độ nào đó.

Do đó, với một người làm PR, viết một thông cáo báo chí tuyệt vời vẫn là một kỹ năng quan trọng. Ngày xưa chúng mình được dạy rất nhiều các công thức, quy tắc để viết một thông cáo báo chí chuẩn chỉnh. Hiện nay, thật khó tin là có khá nhiều thông cáo báo chí không tuân theo các quy tắc cơ bản, câu cú lủng lủng, tiêu đề dài tận 3 dòng. Trong bài này, Mai Mai sẽ chia sẻ một số mẹo thông cáo báo chí của công ty bạn đầy đủ, chuẩn chỉnh, và thu hút được sự quan tâm của báo chí nhé.

Có thể bạn không cần đến một thông cáo báo chí đâu

Nếu là một cơ quan nhà nước, một doanh nghiệp cỡ bự, hoặc hoạt động mang tính ngoại giao, chính thống, nghiêm túc thì bạn rất nên có một thông cáo báo chí, nơi bạn mời các nhà báo đến đưa tin, và muốn các nhà báo truyền tải đúng thông điệp mà bạn đưa ra.

Còn đa phần các hoạt động kinh doanh thương mại, tung sản phẩm mới…bạn sẽ không cần đến thông cáo báo chí đâu. Có lẽ tự viết, tự trả tiền mua bài đăng PR sẽ hợp hơn.

Điều bạn cần làm là xem xét liệu tin tức đó có đủ hấp dẫn không? Có thực sự đảm bảo có giá trị cho một thông cáo báo chí không? Nếu chỉ là ông A ký kết hợp tác với ông B đưa ra sản phẩm C thì không cần đến thông cáo báo chí đâu. Một blog hoặc một bài viết trên phương tiện truyền thông mạng xã hội sẽ hiệu quả hơn đó.

Bản địa hoá

Có rất nhiều lần chúng tôi nhận được các bản thông cáo báo chí từ Head Quarter (trụ sở chính) và được yêu cầu sử dụng cho hoạt động tại Việt Nam. Những bản thông cáo báo chí này thường được viết bởi những chuyên gia xịn xò, hiểu tổ chức, hiểu công việc, và được qua mấy tầng duyệt của các sếp.

Tuy nhiên, khi mang về địa phương nếu dùng nguyên bản tiếng Anh thì còn đỡ, chứ dịch sang tiếng Việt thì rất nhiều thứ nghe rất sai sai.

Vậy điều quan trọng là, nếu công ty bạn là một công ty/ tổ chức toàn cầu, team PR hãy dành thời gian để bản địa hóa bản các văn bản, phát biểu, thông cáo báo chí. Đặc biệt số liệu và bàng biểu hãy dùng của Việt Nam, hoặc các nước quanh Việt Nam sẽ có hiệu ứng tích cực hơn.

Đặt tiêu đề ngắn, đi vào trọng tâm

Giống như một bài báo đăng trên bản in hoặc bản online, người đọc sẽ nhìn vào tiêu đề chính, các tiêu đề phụ, sapo (phần tóm tắt in đậm trên cùng), mở đầu và kết thúc, các câu đầu mỗi đoạn.

Đây là những nơi bạn phải nhét từ khoá, hay thông điệp quan trọng vào (nghe giống SEO chưa). Các cơ quan báo chí nhận được hàng trăm, hàng nghìn thông tin mỗi ngày. Muốn họ chú ý và đăng tin bài thì bạn phải gây chú ý.

Trong báo chí có câu “chó cắn người không phải là tin, người cắn chó mới là tin”. Vì vậy, thông tin bạn cung cấp phải độc, lạ, hay, phải là “người cắn chó”.

Hãy viết như một nhà báo

Khá nhiều những người làm PR xuất thân từ trường báo chí. Và nếu bạn không được đào tạo từ trường báo chí, hãy tham dự một vài khoá học để đảm bảo bạn viết lách như một nhà báo.

Cần đảm bảo rằng thông cáo báo chí của bạn có giá trị tin tức thay vì quảng cáo.

Điều chỉnh cho phù hợp với kênh xuất bản

Báo Dân Trí có cách viết khác, báo Hà Nội Mới cách viết khác. Báo Tuổi Trẻ có phong cách A, báo Sài Gòn Giải Phóng có phong cách B. Bạn cần hiểu rõ phong cách viết, thậm chí quan điểm của chủ bút tờ báo, để điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp nhất. Giống như viết CV cho từng nhà tuyển dụng thì phải điều chỉnh nội dung CV đó. Thông cáo báo chí chung chung sẽ hiếm khi đạt được hiệu quả và tốt nhất là bạn nên viết thông cáo báo chí của mình như thể bạn đang viết cho ấn phẩm bạn gửi đến.

“Việc nhận được một thông cáo báo chí đã chuẩn chỉnh, sẵn sàng để đăng tin làm cho việc xử lý của toà soạn dễ dễ dàng hơn rất nhiều.” – ai đó nổi tiếng đã nói. Chắc người đó là mình :))

Điều chỉnh cho phù hợp với khán giả

Cùng là một tin tức về app Fintech quản lý tiền cho cá nhân, nhưng khi bạn gửi cho báo tuổi teen lại phải ngôn ngữ khác, gửi cho báo về phụ nữ lại phải viết khác, báo về doanh nhân lại phải viết khác. Điều quan trọng là bạn phải phải nghĩ về khán giả đọc bài viết là ai, và mối quan tâm của họ là gì. Ví dụ teen sẽ quan tâm đến việc chỉ cần quẹt QR code là thanh toán được, vừa nhanh vừa ngầu, phụ nữ quan tâm đến việc app sẽ hỗ trợ họ quản lý được chi tiêu gia đình, doanh nhân lại quan tâm đến app giúp họ quản lý các dòng tiền ra sao.

Dữ liệu là vàng

Bất cứ nơi nào có thể, hãy sử dụng số liệu, bảng biểu, so sánh để chứng minh cho thông điệp của bạn. Với báo chí, minh chứng bằng số liệu thuyết phục hơn và có thể “bán được hàng” dễ dàng hơn.

Quy tắc 5 ý

Steve Earl, đối tác của công ty tư vấn truyền thông BOLDT: “Hãy viết ra không quá 5 ý bạn cần truyền đạt”.

Tối đa là 5, ít hơn càng tốt. Vì ít thì người ta mới nhớ được.

Theo đó, tối đa thông cáo báo chí chỉ có tối đa 7 đoạn văn. Đoạn mở đầu, kết luận, và 5 ý chính. Thêm tiêu đề đầu dòng không quá 10 từ.

Đây không phải là một quảng cáo, không phải SEO, vì thế không thể để tên thương hiệu trong mỗi dòng được. Hãy cung cấp thông tin hay, giá trị, chỉ cần 1-2 chỗ để thông tin công ty, hay sản phẩm thôi. Đầu kia là người đọc, chứ không phải cái máy quét keyword.

Chuẩn bị cho người phát ngôn của tổ chức

Đa phần các nhà báo sẽ muốn gặp gỡ người đại diện, người phát ngôn của tổ chức, để phỏng vấn thêm một số câu cho vào bài. Họ cũng muốn bài viết của họ có yếu tố khác biệt so với các tờ báo khác. Họ cực thích đặt các câu hỏi ngoài lề, nhận xét chuyên môn sâu hơn những thông tin khô cứng trên thông cáo báo chí.

Như vậy, công ty của bạn phải chuẩn bị cho giám đốc hoặc người đại diện truyền thông có đủ kĩ năng xử lý những câu hỏi khó. Nếu người phát ngôn không có khả năng linh hoạt, vượt ra ngoài kịch bản thông cáo báo chí, bạn cần chuẩn bị thông tin cho họ, hoặc tìm những người đại diện khác.

Dẫn link đơn giản

Nếu đăng trên các nền tảng online, hãy đặt các URL trực tiếp vào văn bản. Nếu đăng trên nền tảng giấy, hãy chỉ dẫn rõ ràng để người nhận có thể tìm hiểu thêm bằng các bước đơn giản. Càng đơn giản càng tốt, tránh để người đọc phải quá vất vả qua nhiều bước mới tiếp cận được thông tin của bạn.

Cân nhắc múi giờ

Một mẹo mà các tổ chức toàn cầu làm rất chuyên nghiệp, đó là họ luôn cân nhắc múi giờ. Trong một thông cáo báo chí mà Head Quarter gửi cho team truyền thông chúng tôi có ghi rõ “Thông báo này chỉ được gửi sau 14.00 GMT, áp dụng trên toàn cầu.”

Hãy bắt đầu làm quen với các múi giờ GMT, UTC, DTS. Và phải kiểm tra lại bảng thời gian ở các nước vào đúng thời điểm làm thông cáo báo chí, vì nhiều quốc gia đổi giờ +/- một giờ vào mùa hè, hay mùa đông. Để đảm bảo thông tin không được lộ (leak) ra vào các thời gian lộn xộn. Giống như không được lộ đề thi đó.

Hy vọng rằng những mẹo trên đây sẽ giúp bạn viết thông cáo báo chí tốt hơn, và đem lại may mắn cho bạn… Have fun!

(Theo Fb Mai Mai - VMCC)

Tags: thông cáo báo chí