Trong một vài năm đầu làm freelancer, có thể bạn phải tập trung tìm kiếm thật nhiều khách hàng để xây dựng danh tiếng cá nhân. Kiếm được khách hàng quả là một chuyện lớn, và lúc đó bạn có thời gian để trả lời rất nhiều email của họ.
Nhưng giờ đây doanh nghiệp của bạn đã phát triển hơn, bạn bắt đầu bị nhấn chìm trong đống email dồn dập. Tại sao phải gửi bao nhiêu nhiều email qua lại chỉ để giải quyết những việc rất đơn giản? Hãy làm việc thông minh hơn. Mọi thứ đều có một quy trình.
Lợi ích của quy trình:
-
Tốn ít thời gian hơn cho mỗi dự án (nên có thể nhận nhiều dự án hơn và kiếm nhiều tiền hơn).
-
Khách hàng ấn tượng bởi cách làm việc chuyên nghiệp và trình tự.
-
Có tất cả những thông tin cần thiết trước khi bắt đầu - không phải chờ đợi khách hàng gửi email qua lại.
-
Bớt áp lực hơn khi làm việc với khách hàng bởi đã truyền đạt rõ ràng quy trình từ trước.
-
Có nhiều lời mời làm việc hơn và nhiều khách hàng quay lại hơn.
-
Bonus: Ít nhận được những email kiểu như “Dự án của tôi như thế nào rồi?”
Bạn có thể tự cứu mình bằng cách tạo một quy trình chỉ với 3 bước dưới đây.
Nội dung chính:
Những quy trình này sẽ giúp bạn cải thiện ấn tượng đầu tiên lẫn cuối cùng của mình. Hai chiến thuật đầu tiên chỉ cách bạn mở lời chào một cách chuyên nghiệp, còn cách cuối cùng chỉ bạn làm sao để tạm biệt thật phong cách.
1. Form thông tin khách hàng
Tất nhiên bạn sẽ có một ô thông tin liên lạc khách hàng ngay tại trang web của mình, nhưng liệu có bao nhiêu khách hàng tiềm năng sẽ điền đủ thông tin cần thiết chỉ qua một hộp tin nhắn như thế?
Hãy tạo một form thông tin khách hàng chi tiết hơn. Suy nghĩ những câu hỏi nảy ra trong đầu bạn mỗi khi có một dự án mới đến rồi cho nó vào form.
Ví dụ như:
-
Họ và tên
-
Trang web
-
Tên doanh nghiệp
-
Lý do chọn dịch vụ của tôi
-
Bạn hứng thú với dịch vụ nào?
-
Mô tả ngắn gọn dự án
-
Hạn cuối là khi nào?
Bí quyết: Có một câu hỏi mà mọi freelancer đều cần có trong form này là “Bạn biết đến tôi bằng cách nào?” Câu này sẽ giúp bạn theo dõi kênh nào đạt được hiệu quả marketing nhất để tập trung đầu tư cho những khách hàng sau.
2. Gói chào hàng
Bạn đang viết đi viết lại một email giới thiệu cho từng khách hàng? Hãy dừng ngay lại.
Thay vào đó, hãy tạo một gói chào hàng. Nó có thể là một file PDF đầy sức hút, một mẫu email đơn giản mà bạn có thể copy và paste. Có thể sẽ mất một ít thời gian ban đầu để làm việc này, nhưng một khi đã hoàn thành, bạn có thể dùng nó từ lần này sang lần khác. Tất cả mọi thứ bạn cần làm chỉ là đính kèm những tài liệu cần thiết và phù hợp gửi đến cho khách hàng mới.
Những gì bạn đề cập trong gói chào hàng này phải thật cụ thể với doanh nghiệp của bạn, sau đây là một vài ý tưởng.
-
Bảng câu hỏi sâu
Đối với những dự án phức tạp hơn, như viết copy cho trang web, có lẽ bạn cần tạo một bảng câu hỏi sâu hơn để thực sự hiểu doanh nghiệp của khách hàng và kết quả họ mong muốn. Hãy tạo một bản PDF hay Google form để họ có thể điền vào, rồi đính kèm nó vào trong email giới thiệu của bạn.
-
Bản tóm tắt quy trình
Nếu khách hàng là người lần đầu thuê hay thậm chí là làm việc với một người viết nội dung, bạn cần phân chia quy trình ra từng bước nhỏ để họ biết họ cần mong đợi những điều gì.
Phần tóm tắt quy trình của tôi chỉ là một danh sách được đánh số, nhưng rất rõ ràng ở mục “việc gì” và “khi nào”.
Nó cũng cần bao gồm:
+ Số bản sửa đổi bạn sẽ cung cấp (đề cập trong hợp đồng)
+ Số giờ làm việc thông thường và thời gian bạn sẽ trả lời email (trong vòng 24h, không vào cuối tuần, v.v…).
+ Bạn sẽ làm điều gì trước, điều gì sau, v.v...
+ Bạn muốn nhận lương khi nào và như thế nào.
-
Bản hướng dẫn
Nếu bạn dùng phần mềm quản lý dự án hay những công cụ khác mà khách hàng chưa biết cách sử dụng, bạn phải cung cấp những hướng dẫn cho một vài chức năng phổ biến. Một người viết tự do mà tôi biết, sau khi phải liên tục giải thích cách sử dụng Google Docs, cô đã đính kèm một tập hướng dẫn sử dụng trong gói chào hàng của mình.
3. Gói tạm biệt
Đúng rồi, đây là bước cuối cùng nhưng lại có rất nhiều bỏ qua nó - có nghĩa bạn sẽ nổi bật giữa đám đông nếu bạn thực hiện nó đấy.
Một gói tạm biệt là cơ hội để làm khách hàng bạn bất ngờ. Nó sẽ để lại dấu ấn sâu đậm trong dịch vụ “từ A đến Z” của bạn, và để cho khách hàng biết công việc đã chính thức kết thúc.
Còn nữa, những gì bạn đề cập trong gói này cần cụ thể với doanh nghiệp của bạn. Sau đây là một vài ví dụ:
-
Khách hàng thường có những câu hỏi nào sau khi làm việc với bạn? Bạn có thể tạo một bản những câu hỏi thường gặp, bản hướng dẫn hay dẫn đường link đến những bài blog trả lời các câu hỏi đó không?
-
Những bước tiếp theo khách hàng cần làm là gì? Nếu bước tiếp theo vẫn là một dịch vụ khác của bạn, hãy cho họ biết; bạn thậm chí có thể cho họ một thẻ giảm giá. Nếu bạn không cung cấp dịch vụ đó, hãy cho họ danh sách tham khảo hay nguồn tư liệu hữu ích.
-
Cuối cùng, điều gì sẽ làm khách hàng bất ngờ? Một gợi ý cho phong cách blog của họ? Một danh sách của những tính từ lột tả thương hiệu của họ? Dành thời gian để suy nghĩ cách làm khách hàng của họ phấn khởi hơn?
Tổng hợp tất cả những thứ đó vào một file PDF và chuẩn bị tinh thần cho cơn bão lời mời nhé. Khi đó bạn không phải đổ quá nhiều công sức để làm marketing cho mình nữa đâu.
Quy trình của tôi không phải chỉ được tạo ra trong một ngày, và của bạn cũng thế. Nhưng chỉ cần tập trung vào làm từng thứ một, quy trình làm việc của bạn cũng sẽ được tự động hóa, và bạn có thể dành nhiều thời gian hơn vào công việc, giảm bớt thời gian trả lời tin nhắn.
(Writerslife)
Tags: dễ thở, khách hàng, làm việc, gây ấn tượng, quy trình